Tipp für Arbeitgeber:innen - neues Nachweisgesetz ab 01.08.2022
Am 22.07.2022 ist das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union verabschiedet worden. Das Gesetz beinhaltet zahlreiche arbeitsrechtliche Änderungen, insbesondere im Nachweisgesetz, die für alle Arbeitgeber:innen von Bedeutung sind und beachtet werden müssen. Im Falle, dass Arbeitgeber:innen ihren Nachweispflichten nicht, unrichtig, unvollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nachkommen, kann dies zukünftig mit einem Bußgeld in Höhe von bis 2.000,00 € geahndet werden. Ob und wie Verstöße tatsächlich geahndet werden, bleibt abzuwarten.
Gegenstand des Nachweisgesetzes sind Pflichtangaben, die schriftlich fixiert werden müssen. In dem "neuen" Nachweisgesetz i. d. F. vom 20.07.2022 ist eine Auflistung enthalten, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen. Die Schwierigkeit besteht jedoch derzeit darin, dass sich aus dem Gesetz nicht ergibt, wie konkret, in welchem Umfang, wie detailliert die Angaben gemacht werden müssen. Vieles ist unklar und wird in Zukunft von den Arbeitsgerichten zu klären sein. Es ist jedoch davon auszugehen, dass etwaige Versäumnisse zu Lasten der Arbeitgeber:innen gehen und gegebenenfalls eine Beweislastumkehr bei etwaigen Rechtsstreitigkeiten zur Folge haben.
Zukünftig müssen folgende Vertragsbedingungen gemäß § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz i. d. F. vom 20.07.2022 schriftlich niedergelegt werden:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls Arbeitnehmer:innen nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein sollen, ein Hinweis darauf, dass Arbeitnehmer:innen an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder den Arbeitsort frei wählen können,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der von Arbeitnehmer:innen zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf von Arbeitgeber:innen bereitgestellte Fortbildung,
- wenn Arbeitgeber:innen Arbeitnehmer:innen eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagen, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet sind,
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber:innen festlegen.
- bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes
- die Vereinbarung, dass Arbeitnehmer:innen die Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen haben.
- die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
- der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
- die Frist, innerhalb derer Arbeitgeber:innen die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen haben.
Bei neu begründeten Arbeitsverhältnissen sieht das Gesetz in Abhängigkeit der Art der Arbeitsbedingungen unterschiedliche Fristen für die Aushändigung der wesentlichen Arbeitsbedingungen vor (vom ersten Tag der Arbeitsleistung bis spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses). Es ist in der Praxis empfehlenswert, dass alle Arbeitsbedingungen am ersten Tag ausgehändigt werden, bzw. im Idealfall im Arbeitsvertrag enthalten sind.
Bei Altverträgen, Arbeitsverhältnisse, die begründet wurden, bevor die Änderung des Nachweisgesetzes in Kraft getreten sind, gilt, dass Arbeitnehmer:innen verlangen können, dass die im Nachweisgesetz genannten wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb von einer Woche ausgehändigt werden.
Zu beachten ist, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen sind. Die elektronische Form ist nicht ausreichend!
In der Praxis gehen wir davon aus, dass quasi ausnahmslos alle Arbeitgeber:innen betroffen sind, ihre Musterverträge anzupassen, da kaum ein Vertrag den Hinweis beinhaltet, dass eine Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage von drei Wochen besteht. Inwiefern bei Bestandsverträgen die Mitarbeitenden tatsächlich die Nachweise verlangen, bleibt abzuwarten. Auch hier gelten unterschiedliche Fristen (eine Woche bis einen Monat nach Zugang der Aufforderung), innerhalb derer die Niederschrift ausgehändigt werden muss.